Informatie voor organisaties

Op deze pagina vind je meer informatie over het indienen van een uitdaging als organisatie. Als je vraag op deze pagina niet beantwoord werd, dan kan je ons steeds contacteren.

Wie kan een probleem of uitdaging indienen?

Iedereen kan een probleem of uitdaging indienen. We spreken over ‘organisaties’ om een overkoepelende term te gebruiken, maar de invulling kan zeer divers zijn. Het kan gaan om internationale of nationale bedrijven, kleine eenmanszaken, startende ondernemers die nog niet opgestart zijn, overheden, vzw’s, ngo’s, feitelijke verenigingen of individuen.

De vragen in het formulier zijn vooral gericht op organisaties met een jurdische vorm. Voel je vrij om de vragen volgens eigen interpretatie in te vullen.

Wat wordt bedoeld met een uitdaging of probleem?

We zijn op zoek naar concrete problemen of vragen waarvoor een praktische oplossing en een frisse blik gezocht wordt. Ook ruimere uitdagingen die nog minder concreet zijn, zijn welkom. We focussen op praktisch projectwerk met een beperkte onderzoeksvraag, veel leerkansen voor de studenten en een maatschappelijke meerwaarde die breder is dan enkel voor de betrokken organisatie.

Er zijn 4 soorten vragen:

  • Je zoekt een advies of plan van aanpak over een bepaalde kwestie.
  • Je ziet een probleem of uitdaging waarvoor je een nieuwe oplossing, concept, product of dienst zoekt (zelf of door de studenten te gebruiken / commercialiseren).
  • Je hebt een probleem of uitdaging waarvoor je een (technisch) proof-of-concept zoekt om aan te tonen welke oplossing kan werken (zelf of door de studenten te gebruiken / commercialiseren).
  • Je bent op zoek naar helpende handen die meedraaien in jouw organisatie om ter plekke problemen aan te pakken.

De uitdagingen focussen op het probleem en zijn geschreven vanuit het ‘Hoe kunnen we …’ of het ‘Wat als …’-standpunt. Dit is het ideale startpunt voor de Design Thinking-methode die verschillende vakken gebruiken.

Een belangrijk aspect van de Design Thinking-methode is de samenwerking met verschillende stakeholders of betrokkenen. We proberen de studenten daarom ook zoveel mogelijk te stimuleren om actief samen te werken met indiener(s) van de uitdaging. We verwachten dat een indiener een actieve rol neemt in de begeleiding van de studenten, bv. door af en toe samen te zitten, (tussentijds) feedback te geven op hun resultaten, informatie door te
geven, …

Een kort voorbeeld van een uitdaging:

 

‘Hoe kunnen we mensen met een mentale beperking helpen om deel te nemen aan het verkeer’ kan leiden tot een onderwijspakket, een communicatiepakket, een online game, een nieuw type helm, een nieuw type vervoersmiddel, en nog veel meer. Deze uitdaging is voldoende breed geformuleerd zodat verschillende richtingen mogelijk zijn.

Hoe dien ik een probleem of uitdaging in?

Je dient een probleem of uitdaging in via het online formulier op deze pagina, voor 15 augustus.

Je kan zoveel problemen of uitdagingen indienen als je wil. Je kan kiezen in welke taal je het formulier indient. Wil je je indiening in zowel het Nederlands als in het Engels ter beschikking stellen, dan dien je ze dus twee keer in.

In het formulier vragen we allerlei informatie omtrent de organisatie en de uitdaging. Dit is wat je alvast kan bekijken om je voor te bereiden:

  • Informatie over de organisatie (naam, pitch in 1-zin, website, contactinformatie)
  • ‘Hoe kunnen we’ of ‘Wat als’ titel voor de uitdaging
  • Korte beschrijving van het probleem
  • Wat zou de impact zijn indien dit probleem opgelost wordt?
  • Waarom dien je deze uitdaging in?
  • Wat hebben jullie (of anderen) al geprobeerd? Wat is er al gebeurd rond dit probleem?
  • Wat zijn volgens jullie de volgende stappen? Wat moet er nog gebeuren? Wat zien jullie mogelijk om te doen binnen een project?
  • Welke resultaten verwachten jullie? In welk formaat?
  • Is er een budget mogelijk voor prototyping, kleine onkosten, …?
  • Is er een bepaalde timing (1e semester, 2e semester of jaarvak) of taal (Nederlands, Engels) die de voorkeur heeft?
  • Zijn er eventueel bepaalde vakken uit onze lijst waarin deze uitdaging volgens jullie past?
  • Hoe mogen de eindresultaten gebruikt worden?

Je antwoorden op deze vragen (uitgezonderd de contactgegevens) komen op deze website te staan, houd daar rekening mee in je antwoorden.

Wat zijn de voordelen voor mijn organisatie?

De studenten hebben een frisse externe blik op de situatie en zijn niet beperkt door (onbewuste) grenzen die binnen jouw organisatie aanwezig zijn. Dit zorgt voor vernieuwende ideeën.

  • De studenten leren jouw organisatie kennen en begrijpen de uitdagingen waar jullie voor staan beter. Ze kunnen zich zo beter voorbereiden op hun carrière.
  • Voor jouw organisatie is het de ideale kans om in contact te komen met studenten om een stage of studentenjob aan te bieden of hen aan te nemen.
  • De studenten worden gecoacht door lesgevers en assistenten van UGent en kunnen hun kennis en advies toepassen op jouw uitdaging.
  • Door slechts één formulier in te vullen, bereik je toch veel verschillende lesgevers en vakken.

Hoe verloopt deze oproep?

  • Dien voor 15 augustus een uitdaging in via deze pagina.
  • De uitdagingen en problemen worden gescreend op maatschappelijke meerwaarde, leereffect en of ze ethisch in lijn liggen met de visie binnen UGent.
  • De goedgekeurde uitdagingen worden verzameld op onze website, vergelijkbaar aan de manier waarop je de vakken op deze website kan zien. Daarna verspreiden we een bericht naar de lesgevers dat de uitdagingen online beschikbaar staan. Waar mogelijk geven wij al aan welke uitdagingen interessant kunnen zijn voor hen.
  • Jouw contactgegevens worden niet gepubliceerd. Als lesgevers of studenten interesse hebben in jullie uitdaging dan brengen wij hen met jullie in contact via een mailtje.
  • In de loop van september nemen de lesgevers contact op met jullie als er interesse is in een bepaalde uitdaging. Waarschijnlijk zal dan nog wat meer informatie of overleg nodig zijn om te beslissen of de studenten deze uitdaging kunnen gebruiken. Soms moet ook nog een template ingevuld worden voor het vak.
  • Soms laten de lesgevers de studenten zelf beslissen aan welke uitdagingen ze zullen werken en doen ze enkel een voorstel. In dat geval kan het tot in oktober duren vooraleer duidelijk wordt of er al dan niet aan een uitdaging gewerkt wordt.
  • Als er een match is en je uitdaging wordt in een bepaald vak gebruikt, dan raden we aan dat er een overeenkomst wordt afgesloten.
  • Misschien komt de uitdaging pas aan bod in het tweede semester. In dat geval zal je eind februari weten aan welke uitdaging wordt gewerkt.
  • Geen geluk dit jaar en geen studenten die aan je uitdaging werken? We polsen volgend jaar sowieso of we je uitdaging nog eens kunnen aanbieden.

We kunnen onmogelijk iedereen contacteren en op de hoogte houden aangezien de timing voor de verschillende vakken sterk verschilt. Indien je niet gecontacteerd wordt, kan je ervan uitgaan dat er geen match gevonden werd. Je mag ons altijd contacteren als je zeker wil zijn.

Waar moet ik rekening mee houden?

Er worden al een aantal kleine letterjes toegelicht op de pagina Over de Oproep. Hier lichten we een aantal aspecten toe die belangrijk zijn om rekening mee te houden als bedrijf.

Resultaat

Wij geven geen garanties op een goed of voldoende resultaat, al hopen we natuurlijk wel dat dit het geval zal zijn. Houd er rekening mee dat het resultaat in de meeste gevallen een prototype of voorstel zal zijn dat nog niet voldoende af is om direct in te zetten. In de meeste gevallen moet er achteraf nog wat werk gebeuren om dit te verwerken binnen de organisatie. Er wordt achteraf ook geen ondersteuning gegeven voor bv. software of prototypes. Indien gewenst kunnen studenten hier wel voor ingeschakeld worden, bijvoorbeeld via een vakantiejob of als zelfstandige.

Intellectuele eigendom

De intellectuele eigendom (het resultaat) dat de studenten opleveren is eigendom van de individuele student, tenzij anders overeengekomen. In het kader van deze oproep voorzien wij daarom een aantal overeenkomsten die gebruikt kunnen worden om de rechten correct toe te wijzen. De rechten kunnen overgedragen worden aan jouw organisatie, aan UGent of aan de studenten.

Indien er geen overeenkomst getekend is, behoudt elke individuele student zijn rechten en kan hij afzonderlijk en op niet-exclusieve basis aan de slag met de resultaten.

Geheimhoudingsverklaring

Het kan zijn dat bepaalde gegevens uit je organisatie met de studenten (en lesgevers of assistenten) moeten gedeeld worden om het project tot een goed einde te brengen. In dat geval is een geheimhoudingsverklaring of een data beheer-overeenkomst. Ook hier kunnen wij voor een template zorgen.

Tijdsinvestering

Aangezien de projecten erg tijdskritisch zijn (meestal hebben de studenten slechts 12 weken tijd) verwachten we ook dat er tijdig (binnen 2 à 3 werkdagen) op de vragen van studenten gereageerd wordt en dat er een tweede contactpersoon is in het geval de eerste contactpersoon uitvalt (bv. door ziekte). Houd er ook rekening mee dat je tijdens het project meerdere keren zal gevraagd worden om feedback te geven aan de studenten bv. via e-mail, telefoon of door langs te komen in de les.

dat betekenen deze termen bij de vakken?

Op de pagina van een vak vind je bepaalde termen die misschien niet altijd duidelijk zijn.

Semester of jaarvak

Vakken kunnen plaatsvinden in semester 1, semester 2 of kunnen een jaarvak zijn. Bij een jaarvak loopt het project gewoon door over de twee semesters, maar tussen de twee semesters wordt er vaak niet verder aan gewerkt door de examen- en vakantieperiode.

Semester 1: 27 september 2021 tot 18 december 2021

Semester 2: 14 februari 2022 tot 2 april 2022 en 19 april 2022 tot 21 mei 2022

Keuzevak of plichtvak

Een plichtvak is een vak dat verplicht door alle studenten van een bepaalde opleiding moet gevolgd worden. Een keuzevak is vrij te kiezen en wordt meestal gevolgd door studenten van verschillende opleidingen. Dit zorgt meestal voor een diversere groep.

Taal

Elk vak heeft een vaste onderwijstaal, nl. Nederlands of Engels. De eindwerken, officiële presentaties, en dergelijke moeten in de onderwijstaal voor dat vak ingediend of gegeven worden. Het is wel mogelijk om in de communicatie of tijdens meetings een andere taal te spreken als alle teamleden die begrijpen.

Houd er rekening mee dat er in Engelstalige vakken soms buitenlandse studenten zitten die geen Nederlands spreken. Het is ook mogelijk dat uitdagingen behandeld worden door studententeams uit buitenlandse universiteiten.

Werklast

Bij elk vak wordt aangegeven hoeveel tijd de studenten ongeveer in dit project kunnen investeren. Dit geeft een beter inzicht in wat het resultaat kan zijn en tot welk niveau de studenten deze uitdaging zullen kunnen uitwerken.

Multidisciplinariteit

Er wortd steeds meer ingezet op multidisciplinariteit. Soms zitten er in eenzelfde vak studenten uit verschillende opleidingen, soms werken meerdere vakken samen en soms werken er zelfs verschillende vakken uit meerdere universiteiten samen aan eenzelfde project.