Informatie voor organisaties

Op deze pagina vind je meer informatie over het indienen van een uitdaging als organisatie. Als je vraag op deze pagina niet beantwoord werd, dan kan je ons steeds contacteren.

Wie kan een uitdaging of opdracht indienen?

Iedereen kan een uitdaging of opdracht indienen. We spreken over ‘organisaties’ om een overkoepelende term te gebruiken, maar de invulling kan zeer divers zijn. Het kan gaan om internationale of nationale bedrijven, kleine eenmanszaken, startende ondernemers die nog niet opgestart zijn, overheden, vzw’s, ngo’s of feitelijke verenigingen. We werken momenteel niet met individuen.

Wat wordt bedoeld met een uitdaging of opdracht?

We maken een onderscheid tussen 3 soorten indieningen:

  • Open uitdagingen
  • Gesloten uitdagingen
  • Opdrachten

Elk type indiening is geschikt voor andere contexten of onderwijsvormen. Een opdracht is bijvoorbeeld duidelijk omlijnd qua taken en verwachtingen, en zal eerder gebruikt worden in een context waar studenten dit type taak moeten leren uitvoeren. Een open uitdaging daarentegen, is eerder een thema of topic, waarbij studenten zelf nog op zoek moeten gaan naar het juiste deelprobleem om rond te werken. Dit soort indieningen leent zich perfect voor challenge-based onderwijs waarbij studenten vaardigheden op doen om grotere en complexere problemen op te lossen. Gesloten uitdagingen zitten er een beetje tussen: het probleem ligt vast, maar er kunnen nog verschillende invalshoeken qua oplossing bekeken worden.

We vinden het belangrijk dat een indiening voldoende leerkansen biedt voor studenten. Er is dus ruimte om fouten te maken en daaruit te leren. Als organisatie kan je dus geen perfecte oplossingen verwachten. 

Sommige indieningen kunnen een onderwerp zijn voor een stage of masterproef, maar als je expliciet daar naar op zoek bent kan je beter direct contact opnemen met de juiste personen. Hier vind je de contactpersonen voor stages en hier voor masterproeven

Hoe dien ik een uitdaging of opdracht in?

Je dient een uitdaging of opdracht in via het formulier. Je kan dit het hele jaar door doen.

Je kan maximum 10 actieve indieningen hebben. Je kan de indiening in het Nederlands of Engels doen. Wij vertalen de indiening niet, maar dat vormt meestal geen probleem.

In het formulier vragen we allerlei informatie omtrent de organisatie en de indiening. Dit is wat je alvast kan bekijken om je voor te bereiden:

  • Informatie over de organisatie (naam, pitch in 1-zin, website, contactinformatie)
  • Duidelijke titel voor de uitdaging of opdracht.
  • Korte beschrijving van het probleem, afhankelijk van het type indiening ook de verwachtingen en ondersteuning die je kan bieden
  • Hoe maatschappelijk relevant je indiening is: heeft ze een breder maatschappelijk nut dan scoor je hoger dan als het enkel een commerciële toepassing heeft voor jouw bedrijf.
  • Hoelang je indiening relevant blijft voor je organisatie. Na deze datum wordt de indiening automatisch offline gehaald.
  • Relevante thema’s en studiegebieden zodat er daarop gematcht kan worden.

Je antwoorden op deze vragen (uitgezonderd de contactgegevens) komen letterlijk op deze website te staan, houd daar rekening mee in je antwoorden.

Wat zijn de voordelen voor mijn organisatie?

De studenten hebben een frisse externe blik op de situatie en zijn niet beperkt door (onbewuste) grenzen die binnen jouw organisatie aanwezig zijn. Dit zorgt voor vernieuwende ideeën.

  • De studenten leren jouw organisatie kennen en begrijpen de uitdagingen waar jullie voor staan beter. Ze kunnen zich zo beter voorbereiden op hun carrière.
  • Voor jouw organisatie is het de ideale kans om in contact te komen met studenten om een stage of studentenjob aan te bieden of hen aan te nemen.
  • De studenten worden gecoacht door lesgevers en assistenten van UGent en kunnen hun kennis en advies toepassen op jouw uitdaging.
  • Door slechts één formulier in te vullen, bereik je toch veel verschillende lesgevers en vakken. Je hoeft geen kennis te hebben over de inhoud van verschillende opleidingen of de interne structuren.

Hoe verloopt deze oproep?

  • Je neemt een kijkje bij de zoekertjes om een goed idee te krijgen van wat onze lesgevers zoeken. Laat je daar echter niet door beperken, niet elke lesgever dient een zoekertje in.
  • Je dient maximum 10 uitdagingen of opdrachten in via het formulier. Er is geen deadline.
  • De uitdagingen en opdrachten worden gescreend op maatschappelijke meerwaarde, leereffect en of ze ethisch in lijn liggen met de visie binnen UGent. Wij plaatsen je indiening online en geven een seintje als het zover is.
  • Je indiening blijft online staan tot de vervaldatum. In die tijd kunnen lesgevers of studenten deze bekijken. 
  • Als lesgevers of studenten interesse hebben in jullie indiening dan brengen wij hen met jullie in contact via een mailtje. Daarin staat ook extra informatie over de ondersteuning die wij kunnen bieden. Indien studenten contact opnemen zorgen we ervoor dat de lesgever betrokken wordt.
  • Je bespreekt de details direct met de lesgever. Wij komen enkel nog tussen bij problemen en voor opvolging (is de match doorgegaan, zijn jullie tevreden)

We kunnen onmogelijk iedereen contacteren en op de hoogte houden aangezien de timing voor de verschillende vakken sterk verschilt. Indien je niet gecontacteerd wordt, kan je ervan uitgaan dat er geen match gevonden werd. Je mag ons altijd contacteren als je zeker wil zijn. De top matching periodes zijn juni – september en december – februari.

Waar moet ik rekening mee houden?

Goede afspraken maken goede vrienden, dus het is belangrijk dat de verwachtingen van beide kanten duidelijk zijn. Sommige aspecten kunnen verschillen per vak of indiening, bijvoorbeeld budget dat nodig is of beschikbaar gesteld wordt, de behandeling van gevoelige data, de tijdsinvestering die verwacht wordt van de organisatie. Het is belangrijk dit te bespreken met de lesgever. Hieronder geven we een aantal algemene richtlijnen mee.

Resultaat

Wij geven geen garanties op een goed of voldoende resultaat, al hopen we natuurlijk wel dat dit het geval zal zijn. Houd er rekening mee dat het resultaat in de meeste gevallen nog niet voldoende af is om direct in te zetten, ook niet bij een opdracht. Er wordt achteraf standaard geen ondersteuning gegeven voor bv. software of prototypes of de verdere afwerking van het resultaat. Indien gewenst kunnen studenten hier wel voor ingeschakeld worden, bijvoorbeeld via een vakantiejob of als zelfstandige. Dit dien je zelf te bespreken met de lesgever of studenten.

Intellectuele eigendom

De intellectuele eigendom (het resultaat) dat de studenten opleveren is eigendom van de individuele student, tenzij anders overeengekomen. In het kader van deze oproep voorzien wij daarom een aantal overeenkomsten die gebruikt kunnen worden om de rechten correct toe te wijzen. De rechten kunnen overgedragen worden aan jouw organisatie, aan UGent of aan de studenten. 

Indien er geen overeenkomst getekend is, behoudt elke individuele student zijn rechten en kan hij afzonderlijk en op niet-exclusieve basis aan de slag met de resultaten.

Dit is vooral belangrijk bij opdrachten en soms ook bij gesloten uitdagingen. Bij open uitdagingen gaan we er van uit dat het thema zo breed is dat de organisatie geen aanspraak kan maken op het resultaat dat ontwikkeld werd door de studenten.

Geheimhoudingsverklaring

Het kan zijn dat bepaalde gegevens uit je organisatie met de studenten (en lesgevers of assistenten) moeten gedeeld worden om het project tot een goed einde te brengen. In dat geval is een geheimhoudingsverklaring of een data beheer-overeenkomst. Ook hier kunnen wij voor een template zorgen.

Tijdsinvestering

Aangezien de projecten erg tijdskritisch zijn (meestal hebben de studenten slechts 12 weken tijd) verwachten we ook dat er tijdig (binnen 2 à 3 werkdagen) op de vragen van studenten gereageerd wordt en dat er een tweede contactpersoon is in het geval de eerste contactpersoon uitvalt (bv. door ziekte). Houd er ook rekening mee dat je tijdens het project meerdere keren zal gevraagd worden om feedback te geven aan de studenten bv. via e-mail, telefoon of door langs te komen in de les. Ook dit is sterk afhankelijk per vak.

Hoe werken jullie samen met partners?

Er zijn verschillende spelers die uitdagingen en/of opdrachten verzamelen waarmee UGent samenwerkt. We willen dubbel werk voor organisaties vermijden, daarom is het soms mogelijk om indieningen over de platformen te delen.

Bij sommige indieningen of zoekertjes zal je bepaalde partners zien staan. Dit wil zeggen dat de indiening via deze partner binnen kwam (of daar ook beschikbaar werd gesteld) of dat de lesgever van het zoekertje daar mee samenwerkt.

Meer informatie over onze partners vind je hier.