Informatie voor studenten

Op deze pagina vind je meer informatie om als student aan een uitdaging deel te nemen. Als je vragen hebt kan je ons steeds contacteren.

Kan ik zomaar een uitdaging kiezen?

De uitdagingen die op deze website opgelijst zijn dienen steeds uitgevoerd te worden onder supervisie van een professor of begeleider. Ze kunnen dus gebruikt worden in vakken en thesissen, maar je kan niet zonder begeleiding aan een uitdaging werken.

Stuurde je professor je door naar deze website met de vraag om zelf een interessant topic uit te kiezen, dan kan je wel zelf aangeven dat je graag aan die uitdaging werkt, maar dien je de professor in cc te plaatsen van de e-mail.

Waarom moet ik een contract ondertekenen?

Voor de meeste studenten is het de eerste keer dat ze voor een projectvak een contract moeten tekenen. Aangezien het om een samenwerking gaat tussen een organisatie, lesgevend personeel en studenten met als doel een oplossing voor een bestaand probleem te bedenken, is het evenwel erg belangrijk dat er op voorhand goede afspraken worden gemaakt over hoe de resultaten gebruikt kunnen worden.

Het is niet de bedoeling dat je via het contract zomaar je rechten af staat. In tegendeel, in de contracten die wij gebruiken hebben specifiek tot doel om de studenten gelijkwaardig te behandelen. Via het contract worden afspraken gemaakt over de vergoeding van de onkosten die jullie maken door de organisatie die de uitdaging voorstelt. Er wordt verduidelijkt dat we enkel een inspanningsverbintenis aangaan en geen resultaatsverbintenis. Dat wil zeggen dat jullie enkel je best kunnen doen, maar geen garantie kunnen geven op een resultaat. Jullie hoeven ook geen reparaties of bug fixing te doen op het resultaat zodra het is afgeleverd. Er wordt bepaald dat het resultaat steeds verder kan gebruikt worden voor onderzoek, zodat de professor of jijzelf hier verder op kan werken, bijvoorbeeld in een thesis of stage.

Maar bovenal: goede afspraken maken goede vrienden! In het verleden was er soms onduidelijkheid over wat er precies was afgesproken. Ook tussen studenten die samen aan een project werkten waren er soms discussies als ze verder wilden werken aan het project. Door de zaken op papier te zetten is het duidelijk en transparant voor iedereen: de studenten, de professoren en de organisatie.

Wat zijn mijn rechten en plichten bij contract A – Het resultaat wordt Creative Commons?

Creative Commons is een internationale standaard voor het delen van auteursrechterlijk beschermd werk. Het bevat enkele duidelijke clausules waarin wordt aangegeven wat wel en niet mag gebeuren met jouw werk.

In de overeenkomst wordt afgesproken dat er een CC BY-NC-SA 4.0 overeenkomst wordt gebruikt die bestaat uit volgende voorwaarden:

  • Attribution: je erkent de bijdragen van alle betrokken partijen, in dit geval de betrokken studenten, professor, UGent en de organisatie. Dit kan bijvoorbeeld in een voorwoord, in een bijsluiter, op een website, in de credits van een filmpje, …
  • ShareAlike: als je de oplossing deelt met anderen en/of aanpast, dan dien je die te verspreiden onder dezelfde licentie. Dit wil zeggen dat iedereen de oplossing mag aanpassen, zolang ze maar de namen vermelden, die niet-commercieel gebruiken en die ook delen onder dezelfde licentie. Wil je de oplossing delen onder een andere licentie dan moet je dit aanvragen bij UGent.
  • Non-commercial: de oplossing mag enkel gebruikt worden voor niet-commerciële doeleinden. De organisatie en de studenten kunnen er dus geen geld mee verdienen. Dat wil niet zeggen dat je alles gratis moet aanbieden, het kan bijvoorbeeld wel aan kostprijs van de materialen. Je hoeft er ook geen verlies op te maken, maar het is niet de bedoeling dat je dit commercieel exploiteert.

Als er een oplossing is die mogelijk kan beschermd worden door een octrooi, dan moet je UGent contacteren. Heb je bijvoorbeeld een uitvinding gedaan waar je een octrooi op kan nemen, dan moet je dit melden. UGent kan dan beslissen of ze dit doen.

Wil je commercieel verder met dit project, of wil je de eigendomsrechten toch graag bij jou en/of één van je medestudenten? Dan kan je dit binnen het jaar na het stopzetten van het project (die datum staat in de overeenkomst) aan UGent vragen. UGent kan dan bekijken of ze hiervoor toestemming kunnen verlenen (zowel de organisatie als de studenten kunnen bijvoorbeeld commerciële rechten willen).

Gedurende het jaar na de stopzetting van het project kan een partij die niet betrokken was bij het project geen commerciële licentie op het werk aanvragen. Na een jaar kan dat wel, al valt dit zeker te bespreken als jij bijvoorbeeld al een commerciële licentie hebt verkregen.

Er worden afspraken gemaakt over kosten die je maakt tijdens het project.

Alle partijen begrijpen dat de oplossing experimenteel is en dus niet noodzakelijk goed werkt in alle omstandigheden, dat de oplossing wordt afgeleverd zoals die op het einde van het project is, dat er geen garanties gegeven worden over de bruikbaarheid of nauwkeurigheid van de oplossing en dat UGent zich indekt voor aansprakelijkheid. Als student hoef je dus geen schrik te hebben daarvoor en hoef je de oplossing ook niet verder af te werken als ze dit op het einde van het project nog niet was.

Gedurende 3 jaar zal je geen vertrouwelijke informatie delen die je toevertrouwd werd in het kader van dit project. Moet je dit om één of andere reden toch doen dan moet je voorafgaand contact opnemen met de partij die eigenaar is van de informatie (zoals UGent of de organisatie).

 

Wat zijn mijn rechten en plichten bij contract B – Het resultaat wordt eigendom van de organisatie?

Deze overeenkomst is de meest uitgebreide overeenkomst. Niet onlogisch, want je staat je rechten af aan de organisatie/bedrijf en daar zijn toch een aantal voorwaarden aan verbonden, zowel voor UGent, als voor de organisatie en de betrokken studenten. Hieronder lichten we de belangrijkste lijnen toe.

In de overeenkomst wordt duidelijk gemaakt dat UGent studenten begeleidt, en dat UGent geen diensten levert aan de organisatie. Dat is belangrijk, want als UGent diensten levert dan mag dit de markt niet verstoren (bijvoorbeeld gratis diensten aanbieden waar je anders voor moet betalen) en draagt UGent een grotere verantwoordelijkheid.

Je wordt geacht om regelmatig aan UGent (meestal aan de professor van het vak) te rapporteren en op het einde een verslag op te maken over het verloop van het project en een bespreking van het eindresultaat. UGent engageert zich om dit rapport te delen met de organisatie.

Er wordt verduidelijkt dat de studenten enkel hun best kunnen doen, maar geen garantie kunnen geven op een resultaat. Er worden afspraken gemaakt over tussenkomsten in onkosten, gebruik van materiaal en dergelijke.

Je staat alle rechten af aan de organisatie, die zelf kan beslissen wat ze er mee doen. De organisatie kan eventueel een octrooi aanvragen op jouw oplossing of die op een andere manier beschermen. In dat geval zullen ze je naam vermelden. De organisatie kan de oplossing ook commercialiseren en daar geld mee verdienen zonder dat jij daar een graantje van mee pikt.

UGent mag de oplossing steeds verder gebruiken voor onderzoek en onderwijs. Wil je aan het project verder werken in een ander project, thesis of doctoraat dan is dit mogelijk (zolang dit bij UGent is).

Gedurende 3 jaar mag je geen vertrouwelijke informatie over het project delen met anderen. Wil je in tussentijd een publicatie maken (een paper schrijven, een blogbericht, een foto delen op Facebook, …) dan moet je alle partijen hiervan 30 dagen op voorhand verwittigen. Zij kunnen binnen 15 dagen bezwaar aantekenen.

Je kan niet zomaar de naam, het logo of het merk van de organisatie gebruiken. Zij dienen daarmee akkoord te gaan (bijvoorbeeld als je een enquête wil afnemen en hun naam wil vermelden).

Wat zijn mijn rechten en plichten bij contract C – Het resultaat gaat naar UGent om op het einde van het project pas te moeten beslissen?

Voor veel studenten is het bizar dat je rechten overdragen aan UGent net de optie is die ondernemerschap het meest faciliteert. Het lijkt op het eerste zicht logischer om de rechten niet over te dragen, maar dat is het zeker niet. Als je de rechten niet overdraagt dan liggen de rechten bij elke individuele student die meewerkt aan het project. Elke student heeft dan enkel recht op het stukje dat hij of zij bijgedragen heeft tot de oplossing. Dat is soms zeer moeilijk te bepalen, want van wie was dit idee bijvoorbeeld, of wie heeft nu net die regel code geschreven?

Wil je later verder gaan dan moet elke student zijn of haar rechten overdragen aan de student(en) die ermee verder willen gaan. Soms zorgt dat voor problemen tussen de studenten, of tussen de studenten en de organisatie. Vaak heeft ook de organisatie bijgedragen aan het project, door bijvoorbeeld bepaalde input te geven of materiaal aan te bieden. UGent kan enkel tussenkomen als ze eigendomsrecht heeft op de oplossing, wat niet het geval is als er niets getekend is.

Door je rechten over te dragen aan UGent sta je UGent toe om een neutrale positie in te nemen. In het contract worden de regels vastgelegd waardoor iedereen (ook de individuele student) gelijkwaardig behandeld wordt.  In de overeenkomst is voorzien dat er veel flexibiliteit mogelijk is. Dit zorgt ervoor dat UGent nog vrij kan beslissen om de rechten over te dragen aan de organisatie, de student(en) of onder bepaalde voorwaarden aan een derde partij.

De achtergrondkennis die één van de partijen al had voor de start van dit project blijft eigendom van die partij en mag enkel gebruikt worden voor de uitvoering van dit project. Als de organisatie je inzicht geeft in de werking van hun product mag je die kennis dus niet zomaar gebruiken voor een ander doel.

De oplossing wordt eigendom van UGent zodat UGent de oplossing kan beschermen (bijvoorbeeld via een patent) en de gebruiksrechten kan verdelen aan wie daar interesse in heeft.

Als er een oplossing is die mogelijk kan beschermd worden door een octrooi, dan moet je UGent contacteren. Heb je bijvoorbeeld een uitvinding gedaan waar je een patent op kan nemen, dan moet je dit melden. UGent kan dan beslissen of ze dit doen.

Alle partijen (alle studenten en de organisatie) mogen de oplossing gebruiken voor niet-commerciële doeleinden. Dit is niet-exclusief, wat wil zeggen dat ook andere organisaties dit mogen als UGent dit toestaat. Dit is niet-overdraagbaar, wat wil zeggen dat jij dit recht niet zelf aan iemand anders kan geven.

Wil je met het project verder gaan dan dien je binnen 12 maanden na het einde van het project contact op te nemen met UGent. UGent zal dan alle betrokken partijen samenroepen om te onderhandelen. Er wordt dan besproken of je de oplossing mag gebruiken en/of commercialiseren en of de eigendomsrechten overgedragen zullen worden of bij UGent blijven.

Gedurende het jaar na de stopzetting van het project kan een partij die niet betrokken was bij het project geen licentie op het werk aanvragen. Na een jaar kan dat wel, al valt dit zeker te bespreken als jij bijvoorbeeld al een commerciële licentie hebt verkregen. 

Er worden afspraken gemaakt over kosten die je maakt tijdens het project.

Je mag de oplossing niet voorstellen of overdragen aan een derde partij zonder toestemming van UGent te vragen. Dit wil zeggen dat je dus niet zomaar iets op een website, op social media, in een publiek verslag, … mag plaatsen.

Alle partijen begrijpen dat de oplossing experimenteel is en dus niet noodzakelijk goed werkt in alle omstandigheden, dat de oplossing wordt afgeleverd zoals die op het einde van het project is, dat er geen garanties gegeven worden over de bruikbaarheid of nauwkeurigheid van de oplossing en dat UGent zich indekt voor aansprakelijkheid. Als student hoef je dus geen schrik te hebben daarvoor en hoef je de oplossing ook niet verder af te werken als ze dit op het einde van het project nog niet was. 

Gedurende 3 jaar zal je geen vertrouwelijke informatie delen die je toevertrouwd werd in het kader van dit project. Moet je dit om één of andere reden toch doen dan moet je voorafgaand contact opnemen met de partij die eigenaar is van de informatie (zoals UGent of de organisatie).

Wat als de organisatie niet antwoordt op mijn mails?

We verwachten van een organisatie dat ze binnen 2 à 3 werkdagen op jullie vragen kunnen antwoorden. Is dit niet het geval dan kan je een reminder sturen of telefonisch contact opnemen. Het telefoonnummer kan je misschien online vinden, in de handtekening van een vorige e-mail of je kan het opvragen bij ons. 

In de meeste gevallen is er ook een tweede contactpersoon opgegeven. Ook die kan je opvragen bij ons als je die gegevens nog niet hebt.

Wat als ik verder wil gaan met het idee nadat het project is afgelopen?

Of dit mogelijk is hangt af van het contract dat getekend is. Bij contracten A en C is dit zeker een optie.

In het geval van contract A (Creative Commons) is het belangrijk om na te denken of je hier een commercieel verhaal van wil maken of niet. Je kan het resultaat namelijk gratis verder gebruiken en daarop verder ontwikkelen, zolang het niet voor commerciële doeleinden is, je de resultaten opnieuw onder dezelfde licentie deelt en de originele betrokkenen vermeldt.

Wil je er toch een commercieel verhaal van maken dan kan dit ook, maar dan moet er aan UGent een commerciële licentie gevraagd worden. Daarvoor kan je ons best contacteren.

In het geval van contract C is dit mogelijk na overleg met UGent en de betrokken partijen.