Over de oproep

Elk academiejaar werken vele studenten aan projecten tijdens hun opleiding aan UGent. We willen hen zoveel mogelijk in contact brengen met het werkveld en de maatschappij en doen daarom beroep op bedrijven, organisaties en de publieke sector om onderwerpen door te geven. Zo willen we vermijden dat de eindresultaten op de kast blijven liggen en willen we hun open blik op de wereld aanwakkeren.

Durf denken, maar vooral ook Durf doen!

Design Thinking & cocreatie als leidraad

We geloven dat een nauwe samenwerking tussen verschillende actoren in de maatschappij en onze studenten kan leiden tot waardevolle resultaten om bepaalde uitdagingen aan te pakken. We werken hiervoor bij voorkeur met de Design Thinking-methode.

Design Thinking bestaat uit meerdere formats en stappen, maar cocreatie en regelmatig overleg tussen de organisatie die het probleem naar voor schuift en de personen die een oplossing bedenken, is essentieel.

Niet alle vakken op deze website werken al helemaal, of deels, via Design Thinking of cocreatie, maar ze willen wel creatief met uitdagingen uit de maatschappij aan de slag gaan om tot concrete oplossingen te komen.

Verloop van het proces

We verzamelen de uitdagingen centraal om te vermijden dat elke lesgever, assistent of organisatie hetzelfde werk meerdere keren moet doen. Zo proberen we dit te optimaliseren. Het proces verloopt in een aantal stappen die hieronder beschreven staan. Voor de specifieke timing kan je terecht op

Stap 1: Vakken verzamelen

In de eerste fase worden de vakken of projecten aan UGent, die interesse hebben om uitdagingen te ontvangen, opgelijst.

Stap 2: Uitdagingen zoeken

In de tweede fase gaan we op zoek naar overheden, bedrijven of organisaties die uitdagingen hebben waar studenten aan kunnen werken. 

b

Stap 3: Matchmaking

Als de uitdagingen binnen zijn, kan de matchmaking beginnen. We brengen organisaties en professoren met elkaar in contact.

De kleine lettertjes

Goede afspraken maken goede vrienden, dus het is belangrijk dat de verwachtingen van beide kanten duidelijk zijn. Sommige aspecten kunnen verschillen per vak of uitdaging, bijvoorbeeld budget dat nodig is of beschikbaar gesteld wordt, de behandeling van gevoelige data, de tijdsinvestering die verwacht wordt van de organisatie. Bij elk vak en elke uitdaging wordt dit vermeld. Hieronder geven we een aantal algemene richtlijnen mee.

Tijdsinvestering

Omdat cocreatie voor ons zeer belangrijk is, verwachten we dat dat zowel de lesgevers als de organisaties zich engageren om op meerdere momenten met de studenten samen te zitten. Enkel zo kan er een goede meerwaarde gecreëerd worden met voldoende ruimte voor feedback en bijsturing.

In de meeste gevallen is het voldoende om 3 à 4 keer per semester samen te zitten, bijvoorbeeld bij de start, op het einde en 1 à 2 keer tussentijds.

Garanties

Wij geven geen garanties op een match tussen vak en uitdaging. Het kan dus zijn dat er voor bepaalde vakken geen uitdagingen gevonden worden die passen en / of dat er uitdagingen zijn die niet behandeld worden in een vak. Wij doen ons best om een zo goed mogelijke match te bekomen.

De matches die wij voorstellen zijn niet bindend. Wij stellen het bedrijf aan de lesgever voor, daarna is het aan beide partijen om te bekijken of ze samen verder willen gaan. 

Er is geen resultaatsverbintenis bij de opdrachten. Wij kunnen dus niet garanderen dat het resultaat volledig aan jouw wensen zal voldoen. De betrokken lesgevers en begeleiders doen uiteraard wel hun best hiervoor.

Budget

Er zijn bepaalde vakken waarin een specifiek budget nodig is om de opdracht correct te kunnen uitvoeren. Dit is bijvoorbeeld het geval als er materiaal nodig is om een prototype te ontwikkelen of als er onkosten moeten gemaakt worden. Dit wordt vermeld op de pagina van het vak. 

Geheimhouding

Indien er voor de uitwerking van het project bepaalde gevoelige gegevens moeten gedeeld worden (bv klantgegevens, bedrijfsstrategie, …) dan is het mogelijk om een geheimhoudingsverklaring te laten afleggen door de studenten.

Verderzetting van het project

Het is belangrijk dat er goede afspraken gemaakt worden over hoe het project kan verder gezet worden of hoe de resultaten gebruikt kunnen worden. Transparantie is hierbij essentieel zodat alle partijen goed begrijpen wat de mogelijkheden zijn. Om deze reden wordt er voor elke match bij de start van het project een (beperkte) overeenkomst afgesloten tussen de organisatie, de studenten en de betrokken lesgever.

Aangezien elk vak zijn eigen eigenheid heeft is het niet mogelijk om één situatie te voorzien die in alle gevallen de meest ideale uitkomst voor organisatie, studenten en UGent heeft. Daarom werden een aantal overeenkomsten voorzien die de meeste situaties dekken. Je kan ze hieronder vinden. Heb je toch nood aan een andere overeenkomst, dan kan je altijd contact opnemen.

Bij elk vak en bij elke uitdaging kan je terugvinden welke opties mogelijk zijn. Dit wordt dan telkens afgesproken met de lesgevers.

A: Het resultaat wordt Creative Commons

Bij de start van het project wordt vastgelegd dat het resultaat gedeeld zal worden onder de  CC BY-NC-SA 4.0 licentie voor niet-commercieel gebruik. Zowel UGent, de organisatie als de studenten worden vermeld. Alle partijen, en derden, kunnen de resultaten gebruiken voor niet-commercieel gebruik. Indien er later toch nog een commerciële licentie nodig is kan dit besproken worden met UGent.

B: Het resultaat wordt eigendom van de organisatie

Bij de start van het project wordt vastgelegd dat het resultaat naar de organisatie gaat en dat zij het recht hebben om dit verder te gebruiken, te ontwikkelen en te commercialiseren. 

In dit geval moet de organisatie de onkosten die gemaakt worden vergoeden (in overleg met de lesgever).

C: Het resultaat gaat naar UGent om op het einde van het project pas te moeten beslissen

De rechten op het resultaat worden bij de start van het project overgedragen aan UGent zodat UGent kan optreden als bemiddelaar en een niet-exclusieve licentie kan geven aan de geïnteresseerde partij(en) op het einde van het project als de resultaten gekend zijn. Als de rechten van elke individuele student blijven is dit namelijk niet mogelijk. In sommige gevallen is het voor alle partijen interessant om af te wachten wat de resultaten zijn vooraleer er vastgelegd wordt wat er mee kan gebeuren.

Op het einde van het project krijgen zowel de studenten als de organisatie een vooraf bepaalde termijn om te laten weten of ze interesse hebben om het project verder te zetten. UGent bemiddelt indien nodig en verzorgt het nodige papierwerk om alles in orde te brengen.

De gemaakte onkosten voor prototypes en dergelijke worden verrekend.